1- الهدف العام :
تنفيذ سياسة الدولة فيما يتعلق بأمور الحج والعمرة ، كما تتولى المسئولية المباشرة عن أوضاع الحجاج والمعتمرين ، والعمل على تقديم الخدمات اللازمة لهم سواء عن طريق مباشرة هذه الخدمات أو بالتنسيق مع الجهات ذات العلاقة ، والعمل على تنمية نشاط العمرة باعتباره نشاطاً اقتصادياً .
2 - المهام والاختصاصات :
1/2 - الإشراف العام على خدمة الحاج والمعتمر بالتنسيق مع الجهات ذات العلاقة منذ وصوله إلى المنافذ البرية والجوية والبحرية للمملكة وخلال إقامته في المدينتين المقدستين : مكة المكرمة ، والمدينة المنورة وحتى مغادرته بسلامة الله أرض المملكة .
2/2 - الإشراف على خدمة المعتمرين وتنظيم شئونهم في الداخل والخارج عبر شركات ومؤسسات خدمات المعتمرين المرخصة .
3/2 - الإشراف على المؤسسات الأهلية للطوافة والأداء والوكلاء والزمازمة والعمل على تطوير المهنة بما يتفق ومعطيات العصر والعولمة وتوجهات الدولة .
4/2 - الإشراف على أعمال النقابة العامة للسيارات وشركات نقل الحجاج والمعتمرين التي تقوم بترتيب وتوفير خدمات نقل الحجاج والمعتمرين القادمين من خارج المملكة .
5/2 - الإشراف على خدمة حجاج الداخل والعمل على تنمية مؤسسات الخدمة المرخصة لهذه الفئة من الحجاج بأسلوب يحقق الراحة والسهولة لمؤدي هذه الشعيرة المباركة من مواطني المملكة أو المقيمين فيها .
6/2 - الاشتراك في لجان الحج العليا والمركزية والمختصة بالتخطيط والتنسيق لأمور الحج بصفة عامة ، بغرض إصدار كافة التنظيمات لخدمة حجاج بيت الله الحرام .
7/2 - التنسيق في كل ما يخص خدمة الحاج والمعتمر وتسهيل مهمته مع بعثات الحج وشركات العمرة المختلفة بغية تذليل كافة الصعوبات والعقبات التي تعترض سبيل رحلة الحاج والمعتمر وجعل حجه وعمرته وزيارته ميسرة وسهلة .
2 /8 - التنسيق مع كافة الأجهزة الحكومية المساندة في أعمال الحج والعمرة بغية توحيد الجهود في خدمة الحجاج والمعتمرين والعمل على راحتهم والاشتراك في كافة اللجان الموسمية المشكلة من منسوبي الوزارة وهذه الجهات .
2/ 9 - وضع سياسة موحدة مع بعثات الحج وممثلي الحجاج والقنصليات المعنية لعقد برامج توعوية للحجاج قبل مغادرتهم أوطانهم.
2/ 10 - إعداد الخطة الخمسية للوزارة بالتنسيق مع وزارة الاقتصاد والتخطيط وتطويرها نحو الأفضل للارتقاء بخدمة الحاج والمعتمر لإدراجها ضمن خطة الدولة .
2/ 11 - إعداد خطة الوزارة التشغيلية لموسمي الحج والعمرة بالتنسيق مع المؤسسات والشركات المعنية بخدمة الحجاج والمعتمرين وبما يكفل رقي الخدمة للحاج والمعتمر.
2/ 12 - إعداد خطة للتطوير الإداري لمنسوبي الوزارة بما يحقق إكسابهم المزيد من المهارات في جميع المجالات واستخدام تقنية الحاسب الآلي لرفع كفاءة الأداء وزيادة الإنتاجية .
2/ 13 - إعداد وتنفيذ خطة تفويج الحجاج لجسر الجمرات ونسك الطواف في المسجد الحرام لأيام التشريق بالتنسيق مع جميع القطاعات الحكومية والخاصة والمعنية بخدمة الحاج .
2/ 14 - النظر في شكاوي الحجاج والمعتمرين ومقترحاتهم في شأن ما تقدمه الوزارة من خدمات بغية تحسينها إلى الأفضل .
2/ 15 - النظر في قضايا أرباب الطوائف ومؤسسات الخدمة وعلاج المشاكل القائمة بين الحجاج والمعتمرين ومن يقوم بخدمتهم عن طريق مجلس تأديب أفراد الطوائف واللجان المشكلة لهذا الغرض .
2/ 16 - عقد الندوات والمؤتمرات التي يشارك فيها نخبة من كبار علماء ومفكري العالمين العربي والإسلامي .
2/ 17 - توعية الحجاج وإرشادهم في داخل الأراضي المقدسة والعمل على إصدار الكتيبات والخرائط والأفلام .
2/ 18 - إصدار مجلة الحج والعمرة التي تعتبر منبراً من منابر التقاء الفكر بين العلماء والمفكرين في الداخل والخارج ، وتعني بكافة شؤون الحج والحجاج والمعتمرين وإصدار مجلة مرئية في موسم الحج .
2/ 19 - الالتزام بتنفيذ ما يصدر من تعليمات وتوجيهات والصادرة بالأوامر السامية وقرارات مجلس الوزراء ووزارة الداخلية ولجنة الحج العليا ولجنة الحج المركزية .
* وزير الحج :
وزير الحج هو المسئول الأول عن تسيير أمور الوزارة وتحقيق أهدافها ويمارس السلطات والإختصاصات المخولة له نظاماً ، ويرأس التنظيم الإداري للوزارة ، والذي يتكون من الوحدات الإدارية التالية :
مكتب الوزير :
الهدف العام :
الإشراف العام على تنظيم خدمات مكتب الوزير وإنفاذ توجيهاته .
الارتباط التنظيمي :
يرتبط بالوزير مباشرة .
المهام والاختصاصات :
1- الإشراف على متابعة ما يصدر من أوامر وتوجيهات الوزير في مجال اختصاصه والتأشير على مشروع الخطابات المعدة من المكتب .
2- الإشراف على متابعة أعمال وأنشطة المستشارين والعاملين بالمكتب ومتابعة حضورهم وانصرافهم للدوام الرسمي وخارج أوقات الدوام والتوجيه بشؤونهم .
3- الإشراف على توفير التقارير والمعلومات التي يطلبها الوزير ، والتنسيق مع المسئولين بالوزارة بخصوص ذلك .
4- الإشراف على تنظيم ورود المعاملات للمكتب واعتماد الآلية المناسبة للعرض عنها ومتابعة ما يصدر حيالها.
5- الإشراف على تنظيم وأعداد الترتيبات اللازمة لإستقبال ضيوف الوزارة وضيوف الوزير والتوجيه بشأنها .
6- التوجيه بشأن تدوين محاضر الاجتماعات وما يتخذ بشأنها من قرارات وتوجيهات وإبلاغها للجهات المختصة .
7- التنسيق مع المسئولين بالوزارة والمؤسسات والشركات والأجهزة الأخرى في كل ما يتعلق بتنظيم وتسهيل أمور العمل والتوجيه بشأنها وفقاً للصلاحيات والتوجيهات المعتمدة .
8- اعتماد تنظيم مواعيد اجتماعات وزيارات الوزير وفق ما يصدر من توجيه بذلك وتعميد من يلزم ، لإجراء الاتصالات والترتيبات المناسبة لذلك .
9- تبليغ التعليمات والأوامر الصادرة عن الوزير إلى الجهات المعنية وفقاً للتوجيهات .
10- تحديد احتياجات المكتب من القوى العاملة ، والاعتمادات المالية والتجهيزات ، ومتابعة توفيرها بعد اعتمادها .
11 - إعداد التقارير الدورية عن نشاط وإنجازات المكتب وعما يعترضه من مشكلات أو معوقات ومقترحات التطوير .
12 - أي مهام أخرى يكلف بها في مجال اختصاصه .
الشئون القانونية :
الهدف العام : توفير المشورة القانونية ، ودراسة القضايا والمعاملات المحالة إليها، وإبداء الرأي القانوني فيها .
الارتباط التنظيمي : ترتبط بالوزير مباشرة .
المهام والاختصاصات :
1- الإشراف على صياغة مشاريع الأنظمة واللوائح والقرارات المقترحة، وإجراء التعديلات على الأنظمة واللوائح والقرارات المعتمدة وفقا للتوجيهات .
2 - الإشراف على تقديم المشورة القانونية في كافة القضايا والمواضيع والأمور المحالة إليها من الوحدات الإدارية بالوزارة حسب اختصاصاتها.
3 - الإشراف على مراجعة وتدقيق مشاريع العقود والاتفاقيات المحالة إليها وإبداء الرأي في بنودها وصياغتها .
4 - الإشراف على تنظيم وحفظ الأنظمة واللوائح والقرارات الخاصة بالوزارة والجهات التي تشرف عليها وفقا لنظام يساعد في سهولة حفظها واسترجاعها .
5 - الإشراف على حفظ وتصنيف وثائق ومخطوطات الوزارة وفق نظام للحفظ يضمن سهولة استرجاعها .
6 - الإشراف على تنظيم أعمال الهيئات الابتدائية للمطوفين والأدلاء والوكلاء والهيئة العليا لأرباب الطوائف .
7- إعداد الخطط والبرامج الخاصة بنشاط الإدارة العامة ، وتنفيذها بعد اعتمادها .
8 - إعداد وتطوير الأدلة والتعليمات والإجراءات التي تنظم نشاط الإدارة العامة وتطبيقها بعد اعتمادها .
9 - تمثيل الوزارة في القضايا التي تقام ضدها أمام ديوان المظالم وغيره.
10 - تمثيل الوزارة في اللجان المختصة وفقاً للتوجيهات الصادرة بخصوص ذلك .
11 - تحديد احتياجات الإدارة من القوى العاملة والاعتمادات المالية والتجهيزات ، ومتابعة توفيرها بعد اعتمادها.
12 - إعداد التقارير الدورية عن نشاط وإنجازات الإدارة والمعوقات أو الصعوبات التي تعترضها ومقترحات التطوير .
13 - أي مهام أخرى تكلف بها في مجال اختصاصها .
العلاقات العامة والتوجيه والإعلام :
الهدف العام :
الإشراف على أنشطة العلاقات العامة والتوجيه والإعلام لضمان تحقيقها لأهدافها بأعلى مستويات الفاعلية والكفاءة .
الارتباط التنظيمي :
ترتبط بالوزير مباشرة .
المهام والاختصاصات :
1- الإشراف على نشاط العلاقات العامة والتوجيه والإعلام وتوفير التغطية الإعلامية وتنظيم الندوات والمؤتمرات .
2- الإشراف على استقبال وتوديع ضيوف الوزارة والإشراف على إسكانهم وخدماتهم بالتنسيق مع الجهات ذات العلاقة بالوزارة وخارجها .
3- الإشراف على إعداد وتنفيذ ندوة الحج الكبرى التي تقيمها الوزارة في موسم كل عام .
4- الإشراف على استقبال وتوديع بعثات رؤساء الحج .
5- الإشراف على أعمال ومهام مجلة الحج .
6- التنسيق مع الجهات الخارجية في كل ما يتعلق بشؤون العلاقات العامة والتوجيه والإعلام وفقاً للتوجيهات .
7- الإشراف على توفير التوعية والتوجيه اللازمة لحجاج الخارج وباستعمال أفضل الوسائل المتاحة .
8- الإشراف على توفير التوعية والتوجيه اللازمة لحجاج الداخل وبالتنسيق مع الجهات المعنية .
9-التنسيق مع الوحدات الإدارية للوزارة بخصوص تنفيذ النشاط المشترك.
10 - توجيه الدعوات للمسئولين داخل الوزارة وخارجها لحضور الاجتماعات للمؤتمرات والمناسبات والندوات التي تعقدها الوزارة بعد اعتمادها من معالي الوزير .
11 - الإشراف على إعداد الخطط والبرامج الخاصة بنشاط الوحدات الإدارية المرتبطة به ،ومتابعة تنفيذها بعد اعتمادها .
12 - تحديد احتياجات الوحدات الإدارية المرتبطة به من قوى عاملة واعتمادات مالية وتجهيزات ، ومتابعة توفيرها بعد اعتمادها .
13 - تقييم المقالات والبحوث والإسهامات المقدمة إلى المؤتمرات والندوات وإجازتها .
14 - التنسيق مع الوحدات الإدارية للوزارة بخصوص إنجاز الفعاليات والمهام المشتركة .
15 - تزويد الجهات المختصة بالوزارة بالأخبار والمقالات والتنسيق معهما حول الردود المرسلة إلى وسائل الإعلام .
16 - متابعة كافة ما يصدر وينشر عبر وسائل الاتصال حول نشاط الوزارة وخدماتها أو الجهات التي تشرف عليها .
17 - الإشراف على إعداد وتطوير الأدلة والتعليمات والإجراءات التي تنظم نشاط الإدارة العامة ، ومتابعة تطبيقها بعد اعتمادها .
18 - إعداد التقارير الدورية عن نشاط وإنجازات الوحدات الإدارية المرتبطة بها ، وعن المعوقات والصعوبات التي تعترض مسيرتها ومقترحات التطوير .
19 - أي مهام أخرى تكلف بها في مجال اختصاصها .
المتابعة :
الهدف العام :
متابعة تطبيق اللوائح والتعليمات الإدارية، والتحقيق في المخالفات الإدارية بهدف تصحيحها وتجنب تكرارها .
الارتباط التنظيمي :
ترتبط بالوزير مباشرة .
المهام والاختصاصات : تمارس المهام والاختصاصات التي تضمنها الأمر السامي الكريم رقم (1107 /م) وتاريخ 21/ 5/ 1410 هـ ، وقرار اللجنة العليا للإصلاح الإداري رقم (1190) وتاريخ 18/ 11/ 1409 هــ ومن أهمها :
1- إصدار التوجيهات لموظفي الإدارة العامة المتابعة بالوزارة وفروعها وتلقي ملاحظاتهم واتخاذ الإجراءات النظامية بشأنها .
2- متابعة سلوك الموظفين ورصد المخالفات ، والتوصية بإيقاع الجزاءات المناسبة لكل حالة .
3- التحقيق في المخالفات الإدارية ، وفحص الأدلة والبيانات ، وأخذ الإفادات اللازمة لاستكمال التحقيق .
4- دراسة الشكاوي المحالة إليها ، وفحصها وإبداء التوصيات المناسبة بشأنها .
5- التفتيش على كافة الوحدات الإدارية وفروع الوزارة للوقوف ميدانياً على سير العمل فيها والالتزام باللوائح والتعليمات ، وانتظام العاملين فيها بالدوام الرسمي .
6- مراجعة عينة من المعاملات والقرارات للتأكد من تطبيق الأنظمة واللوائح والتعليمات والالتزام بالصلاحيات المفوضة .
7- التنسيق مع الجهة المختصة بهيئة الرقابة والتحقيق بخصوص كافة القضايا المتعلقة بالوزارة .
8- تنظيم وحفظ الملفات والسجلات الخاصة بها وفق نظام للحفظ يساعد في سهولة وسرعة استرجاع المعلومات والاستفادة منها .
9- تحديد احتياجاتها من القوى العاملة والاعتمادات المالية والتجهيزات ، ومتابعة توفيرها بعد اعتمادها .
10- إعداد التقارير الدورية عن أنشطتها وإنجازاتها والمعوقات أو الصعوبات التي تعترض مسيرتها ومقترحات التطور.
11 - إعداد الخطط والبرامج الخاصة بأنشطتها ، وتنفيذها بعد اعتمادها .
12 - إعداد وتطوير الأدلة والتعليمات والإجراءات التي تنظم أنشطتها وتطبيقها بعد اعتمادها .
13 - أي مهام أخرى تكلف بها في مجال اختصاصها .
إدارة المراجعة الداخلية :
الهدف العام :
تخطيط ومتابعة وتوفير الرقابة الذاتية والحماية الوقائية للمال العام .
الارتباط التنظيمي :
ترتبط بالوزير .
المهام والاختصاصات :
1- تقييم أنظمة الرقابة الداخلية بما في ذلك النظام المحاسبي للتحقق من سلامتها وملاءمتها ، وتحديد أوجه القصور فيها إن وجدت ، واقتراح الوسائل والإجراءات اللازمة لعلاجها بما يكفل حماية أموال الجهة وممتلكاتها من الاختلاس أو الضياع أو التلاعب أو غيرها .
2- التأكد من الالتزام بالأنظمة واللوائح والتعليمات والإجراءات المالية والإدارية السارية بالجهة، والتحقق من كفايتها وملاءمتها .
3- تقييم مدى كفاءة وملاءمة الإجراءات المتبعة في الجهة التنفيذ أعمالها .
4- تقييم مدى كفاءة وملاءمة الخطة التنظيمية للجهة من حيث وضوح السلطات والمسئوليات والعلاقات بين الرؤساء والمرؤوسين ، وفصل الاختصاصات ووضوح خطوط الاتصال الرأسية والأفقية وغير ذلك من الجوانب التنظيمية .
5- تقييم مستوى إنجاز المهمة لأهدافها الموضوعية ، وتحليل أسباب الاختلاف إن وجدت .
6- تحديد مواطن سوء استخدام الجهة لمواردها المادية والبشرية ، وتقديم الاقتراحات التي تمكن الجهة من معالجتها وتلافيها مستقبلاً .
7- التحقق من وجود معدلات ملائمة وواضحة لقياس أداء الموظفين ، ومدى الالتزام بها وإنها تطبق بشكل موضوعي ، وتحديد الانحرافات وخطوات تصحيحها .
8- التحقق من مدى التزام الموظفين بواجباتهم الوظيفية والمهنية .
9- تقييم مدى كفاءة الموظفين وملاءمة مؤهلاتهم وخبراتهم لمتطلبات وظائفهم .
10- فحص المستندات الخاصة بالمصروفات والإيرادات بعد إتمامها للتأكد من صحتها ونظاميتها .
11- فحص السجلات المحاسبية للتأكد من انتظام القيود وصحتها .
12 - مراجعة العقود والاتفاقيات المبرمة التي تكون الجهة طرفًا فيها للتأكد من صحتها ونظاميتها ومدى التقيد بها .
13 - مراجعة أعمال الصناديق وفحص دفاترها وسجلاتها ومستنداتها ، والتحقق من أن الجرد قد تم وفقًا للقواعد والإجراءات المقررة .
14 - مراجعة أعمال المستودعات ، وفحص دفاترها وسجلاتها ومستنداتها ، والتحقق من أن الجرد والتقييم وأساليب التخزين قد تمت وفقًا للقواعد والإجراءات المقررة .
15 - مراجعة التقارير المالية والحسابات الختامية التي تعدها الجهة والتأكد من دقتها ومدى موافقتها للأنظمة واللوائح والتعليمات والسياسات التي تطبقها الجهة .
16 - تقديم المشورة عند بحث مشروع الموازنة التقديرية للجهة .
17 - القيام بالأعمال التي تكلف بها وحدة المراجعة الداخلية من قبل المسئول الأول في الجهة ، وذلك في مجال اختصاصاتها المشار إليها في اللائحة .
18 - المشاركة في مناقشة الموازنات التقديرية والحسابات الختامية والخطط التشغيلية لكافة فروع وإدارات الوزارة.
19 - إعداد التقارير الدورية عن نشاط وإنجازات الإدارة ، والمعوقات أو الصعوبات التي تعترض مسيرتها ومقترحات التطوير .
20- أي مهام أخرى تكلف بها في مجال اختصاصها .
اللجنة الوزارية للتنظيم الإداري
مجلس تأديب أفراد الطوائف :
الهدف العام :
النظر في القضايا التأديبية التي تحال إليه من وزير الحج لمحاكمة أفراد الطوائف عما ينسب إليها من إخلال بواجبات المهنة المنصوص عليها في نظام المطوفين العام والقرارات والتعليمات المنظمة لأعمالهم وكل ما يكون من خروج على مقتضى الواجب في أداء المهنة والسلوك الحميد .
الارتباط التنظيمي :
يرتبط بالوزير .
المهام والاختصاصات :
ا- دراسة القضايا المحالة من معالي الوزير وتحديد الجلسة لمقابلة المحالين إلى المجلس من (المطوفين ، الأدلاء ، الوكلاء ، الزمازمة) .
2- مداولة القضايا في جلسات مستقلة لمقارنة الإفادات مع المستمسكات الورقية وتقرير العقوبة المناسبة للمخالفات المرتكبة .
3- إبلاغ قرارات المجلس عن طريق الجهات التابع لها المخالفين وإعطاؤهم مدة 15 يوماً لتقديم لائحة اعتراضية على الحكم الصادر بحقهم إذا رغبوا ذلك .
4- رفع الأوراق إلى وزير الحج للنظر والبت وفقاً للمادة (12) من قرار مجلس الوزراء رقم (79) في 1400/5/14 ه .
5- إحالة كافة أوراق القضية بعد اعتماد القرارات للشئون القانونية لإتمام إجراءات التبليغ بحكم الاختصاص .
6- أي مهام أخرى تكلف بها في مجال اختصاصها .
وكالة الوزارة لشئون الحج :
الهدف العام :
الإشراف على الوحدات الإدارية المعنية بشؤون الحج ومؤسساتها وتوجيهها لتحقيق أهداف الوزارة في هذا المجال .
الارتباط التنظيمي :
ترتبط بالوزير .
المهام والاختصاصات :
1- الإشراف المباشر على مهام واختصاصات وكالة الوزارة المساعدة لشئون الحجاج .
2- الإشراف على أعمال مؤسسات أرباب الطوائف من حيث تنظيمها ونشاطها ومستوى خدماتها والحاجة إلى تطويرها، ووضع التوصيات والقرارات المناسبة لذلك .
3- الإشراف على توفير خدمات الإسكان للحجاج واعتماد وضع المعايير والضوابط الخاصة بها ، ومتابعة انتظام ومستويات هذه الخدمات والعمل على تطويرها بالتنسيق مع الجهات المعنية داخل وخارج الوزارة .
4- الإشراف على معالجة شكاوي الحجاج ، ومتابعة ما يتم بشأنها ، والعمل على تجنب تكرارها .
5- الإشراف على إعداد الإستراتيجيات والخطط والبرامج والموازنات الخاصة بنشاط الحج في الوزارة ومتابعة تنفيذها بعد اعتمادها
6- الإشراف على أعمال ومهام هيئات الحصر والتوزيع وتشكيل اللجان الخاصة بها .
7- التنسيق مع وفود بعثات الحج ومراجعة محاضر الاتفاقيات معها والرفع عنها بصورتها النهائية لاعتمادها ومتابعة التزامها بالأمور المتفق عليها .
8- التنسيق بين فروع الوزارة المختلفة لتقديم الخدمات المباشرة للحجاج .
9- التعاون والتنسيق مع إدارة عين العزيزية بخصوص مدينتي حجاج الجو والبحر في جدة .
10 - الإشراف على متابعة ومراقبة الخدمات المباشرة المقدمة لحجاج الخارج والداخل ، ومتابعة انتظام مستوى الخدمات .
11- استكمال الإجراءات الأولية للحجاج الفرادي والرفع بالأعداد المتوقعة والمطلوب اعتمادها للشركات والجمعيات والوكالات في الموسم .
12 - ترشيح من تراه لتمثيل الوزارة في اللجان الخاصة بشؤون الحج .
13 - تحديد احتياجات الوحدات الإدارية المرتبطة بها من قوى عاملة واعتمادات مالية وتجهيزات والعمل على توفيرها بعد اعتمادها .
14 - إعداد التقارير الدورية عن نشاط وإنجازات الوكالة والجهات التي يشرف عليها ، وما يعترض مسيرتها من معوقات وصعوبات ومقترحات التطوير .
15 - أي مهام أخرى تكلف بها في مجال اختصاصها.
مكتب وكيل الوزارة لشئون الحج :
الهدف العام :
الإشراف العام على تنظيم خدمات مكتب وكيل الوزارة لشئون الحج وإنفاذ توجيهاته .
الارتباط التنظيمي :
يرتبط بوكيل الوزارة لشئون الحج .
المهام والاختصاصات :
1- الإشراف على متابعة ما يصدر من أوامر توجيهات الوكيل في مجال اختصاصه والتأشير على مشروع الخطابات المعدة من المكتب .
2- الإشراف على متابعة أعمال وأنشطة المستشارين والعاملين بالمكتب ومتابعة حضورهم وانصرافهم للدوام الرسمي وخارج أوقات الدوام والتوجيه بشؤونهم .
3- الإشراف على توفير التقارير والمعلومات التي يطلبها الوكيل ، والتنسيق مع المسئولين بالوزارة بخصوص ذلك .
4 - الإشراف على تنظيم ورود المعاملات للمكتب واعتماد الآلية المناسبة للعرض عنها ومتابعة ما يصدر حيالها .
5- الإشراف على تنظيم وأعداد الترتيبات اللازمة لاستقبال ضيوف الوكالة وضيوف الوكيل والتوجيه بشأنها .
6- التوجيه بشأن تدوين محاضر الاجتماعات وما يتخذ بشأنها من قرارات وتوجيهات وإبلاغها للجهات المختصة .
7 - التنسيق مع المسئولين بالوزارة والمؤسسات والشركات والأجهزة الأخرى في كل ما يتعلق بتنظيم وتسهيل أمور العمل والتوجيه بشأنها وفقاً للصلاحيات والتوجيهات المعتمدة .
8- اعتماد تنظيم مواعيد اجتماعات وزيارات الوزير وفق ما يصدر من توجيه بذلك وتعميد من يلزم ، لإجراء الاتصالات والترتيبات المناسبة لذلك .
9- تبليغ التعليمات والأوامر الصادرة عن الوكيل إلى الجهات المعنية وفقاً للتوجيهات .
10 - تحديد احتياجات المكتب من القوى العاملة ، والاعتمادات المالية والتجهيزات ،ومتابعة توفيرها بعد اعتمادها .
11 - إعداد التقارير الدورية عن نشاط وإنجازات المكتب وعما يعترضه من مشكلات أو معوقات ومقترحات التطوير .
12 - أي مهام أخرى يكلف بها في مجال اختصاصه .
وكالة الوزارة المساعدة لشئون الحجاج :
الهدف العام :
الإشراف ومتابعة شئون الحجاج بصورة مباشرة أو من خلال الشركات والمؤسسات المصرح لها .
الارتباط التنظيمي :
ترتبط بوكيل الوزارة لشؤون الحج .
المهام والاختصاصات :
1- الإشراف على تنظيم قدوم ومغادرة الحجاج الفرادى والرفع بالتوصيات اللازمة لاعتمادها .
2- الإشراف على تهيئة منافذ قدوم الحجاج البرية وتوفير العمالة المناسبة لتنفيذ إجراءات دخولهم للأراضي المقدسة.
3- مراجعة أعداد الحجاج الفرادى القادمين من الخارج عبر الشركات والجمعيات ، والرفع بالأعداد المقترحة والموافق عليها لإكمال اللازم حيال إصدار تأشيرات الحج لهم .
4 - القيام بمتابعة أعمال ومهام هيئات حصر وتوزيع الحجاج القادمين من الخارج وتشكيل اللجان الخاصة بها .
5- متابعة ومراقبة نشاط مؤسسات وشركات حجاج الداخل ، وتشكيل لجان المتابعة والمراقبة الخاصة بها .
6- التنسيق مع الجهات المعنية بنشاط حجاج الخارج داخل الوزارة وخارجها وفق التعليمات المنظمة لذلك ، والرفع بالتوصيات اللازمة لاعتمادها .
7 - التنسيق مع الوحدات الإدارية الأخرى في الوزارة بخصوص تنفيذ النشاط المشترك .
8- إعداد الملاحظات التي تتطلب مناقشتها مع وفود بعثات الحج وإعداد محاضر الاتفاقات معهم وبالتنسيق مع فروع الوزارة المختلفة وعرضها على وكيل الوزارة لشئون الحج .
9- إعداد الخطط والبرامج لنشاط الوكالة المساعدة ، والإشراف على تنفيذها بعد اعتمادها .
10 - إعداد التقارير الدورية عن نشاط وإنجازات الوكالة المساعدة ، وعن المعوقات أو الصعوبات التي تعترض مسيرتها ومقترحات التطوير .
11 - تمثيل الوزارة في اللجان الخاصة بمؤسسات وشركات حجاج الداخل وفقاُ للتوجيهات .
12 - تمثيل الوزارة في اللجان الخاصة بتنظيم قدوم الحجاج الفرادى .
13 - تحديد احتياجات الوكالة المساعدة من القوى العاملة والاعتمادات المالية والتجهيزات ومتابعة توفيرها بعد اعتمادها .
14 - التنسيق مع الجهات المعنية بنشاط حجاج الداخل داخل الوزارة وخارجها وفقاُ للتعليمات المنظمة لذلك ، والرفع بالتوجيهات اللازمة لاعتمادها .
الإدارة العامة لشئون حجاج الخارج :
الهدف العام :
الإشراف ومتابعة شئون حجاج الخارج بصورة مباشرة أو من خلال الشركات والمؤسسات المصرح لها .
الارتباط التنظيمي :
ترتبط بوكيل الوزارة المساعد لشؤون الحجاج .
المهام والاختصاصات :
1. الإشراف على تنظيم قدوم ومغادرة الحجاج الفرادى والرفع بالتوصيات اللازمة لاعتمادها .
2. الإشراف على تهيئة منافذ قدوم الحجاج البرية وتوفيرالعمالة المناسبة لتنفيذ إجراءات دخولهم للأراضي المقدسة .
3. مراجعة أعداد الحجاج الفرادي القادمين من الخارج عبر الشركات والجمعيات ، والرفع بالأعداد المقترحة والموافق عليها لإكمال اللازم حيال إصدار تأشيرات الحج لهم .
4. القيام بمتابعة أعمال ومهام هيئات حصر وتوزيع الحجاج القادمين من الخارج وتشكيل اللجان الخاصة بها .
5. التنسيق مع الجهات المعنية بنشاط حجاج الخارج داخل الوزارة وخارجها وفق التعليمات المنظمة لذلك ، والرفع بالتوصيات اللازمة لاعتمادها .
6. التنسيق مع الوحدات الإدارية الأخرى في الوزارة بخصوص تنفيذ النشاط المشترك .
7. إعداد الملاحظات التي تتطلب مناقشتها مع وفود بعثات الحج وإعداد محاضر الاتفاقات معهم وبالتنسيق مع فروع الوزارة المختلفة وعرضها على وكيل الوزارة المساعد لشؤون الحجاج .
8. إعداد الخطط والبرامج لنشاط الإدارة العامة والإشراف على تنفيذها بعد إنجازها .
9. إعداد التقارير الدورية عن نشاط وإنجازات الإدارة العامة ، وعن المعوقات أو الصعوبات التي تعترض مسيرتها ومقترحات التطوير .
10. تمثيل الوزارة في اللجان الخاصة بمؤسسات وشركات حجاج الخارج وفقًا للتوجيهات .
11. تحديد احتياجات الإدارة العامة من القوى العاملة والاعتمادات المالية والتجهيزات ومتابعة توفيرها بعد اعتمادها .
12. أي مهام أخرى تكلف بها في مجال اختصاصها .
الإدارة العامة لشئون حجاج الداخل :
الهدف العام :
الإشراف على توفير الخدمات لحجاج الداخل بصورة مباشرة أو من خلال المؤسسات والشركات المصرح لها بذلك .
الارتباط التنظيمي :
ترتبط بوكيل الوزارة المساعد لشؤون الحجاج .
المهام والاختصاصات :
1- الإشراف على إصدار تراخيص مؤسسات حجاج الداخل .
2- الإشراف على تجديد تراخيص مؤسسات حجاج الداخل ..
3- الإشراف على تقييم أداء مؤسسات حجاج الداخل وإعداد التقارير بنتائج ذلك .
4- الإشراف على متابعة نشاط مؤسسات حجاج الداخل وإعداد التقارير بنتائج ذلك .
5- الإشراف على إعداد الأدلة والتعليمات والإجراءات المنظمة لنشاط الإدارة العامة ، ومتابعة تطبيقها بعد اعتمادها .
6- التنسيق مع الوحدات الإدارية الأخرى في الوزارة بخصوص تنفيذ النشاط المشترك .
7- التنسيق مع الجهات خارج الوزارة والمعنية بنشاط حجاج الداخل وفقا للتوجيهات الخاصة بذلك .
8- تمثيل الوزارة في اللجان الخاصة بمؤسسات حجاج الداخل وتطويرها وتحديثها .
9- تحديد احتياجات الإدارة العامة من القوى العاملة والاعتمادات المالية والتجهيزات ومتابعة توفيرها بعد اعتمادها.
10- إعداد التقارير الدورية عن نشاط وإنجازات الإدارة العامة والمعوقات أو الصعوبات التي تعترض مسيرتها ومقترحات التطوير.
11 - إعداد الخطط والبرامج لنشاط الإدارة العامة ، والإشراف على تنفيذها بعد اعتمادها .
12 - أي مهام أخرى. تكلف بها في مجال اختصاصها .
الإدارة العامة للخدمات والإسكان :
الهدف العام :
توفير الخدمات الميدانية للحجاج ومتابعة الإسكان .
الارتباط التنظيمي :
ترتبط بوكيل الوزارة المساعد لشؤون الحجاج .
المهام والاختصاصات :
1. الإشراف على توفير الخدمات للحجاج ، والتأكد من انتظامها وجودتها .
2. الإشراف على إعداد قاعدة بيانات عن المساكن المؤجرة للحجاج في كل من مكة المكرمة والمدينة المنورة .
3. الرقابة على خدمات إسكان الحجاج ودور بعثات الحج واللجان المختصة في ذلك ، ورصد المخالفات والمشكلات والمعوقات التي تعترض ذلك والعمل على حلها .
4. العمل على إصدار التصاريح اللازمة للحجاج حسب الصلاحيات .
5. المشاركة في إعداد خطط تفويج الحجاج لجسر الجمرات والمجازر .
6. اعتماد عقود الإيجار الموحدة بين بعثات الحج والمؤجرين .
7. المشاركة في تطوير قواعد ومعايير الإسكان والشروط الواجب توافرها في مساكن الحجاج .
8. توثيق عقود المساكن ، ومكافحة السمسرة .
9. إعداد الخطط والبرامج الخاصة بنشاط الإدارة العامة ، ومتابعة تنفيذها بعد اعتمادها .
10. إعداد التقارير الدورية عن نشاط وإنجازات الإدارة العامة ، وعن المعوقات والصعوبات التي تعترض مسيرتها ومقترحات التطوير .
11. إعداد الأدلة والتعليمات والإجراءات التي تنظم نشاط الإدارة العامة ومتابعة تطبيقها بعد اعتمادها .
12. تحديد احتياجات الإدارة العامة من القوى العاملة والاعتمادات المالية والتجهيزات ومتابعة توفيرها بعد اعتمادها .
13. أي مهام أخرى تكلف بها في مجال اختصاصها .
الإدارة العامة لشئون مؤسسات أرباب الطوائف :
الهدف العام :
توفير التوجيهات والإرشادات لمؤسسات أرباب الطوائف بما يساعدها في إنجاز أعمالها على الوجه الأكمل ، واستقبال البيانات المطلوبة منها وإدخالها في قواعد البيانات الخاصة بذلك .
الارتباط التنظيمي :
ترتبط بوكيل الوزارة المساعد لشؤون الحجاج .
المهام والاختصاصات :
1. الإشراف على مؤسسات أرباب الطوائف واستقبال استفساراتها والرد عليها وتزويدها بالتوجيهات والتعليمات المعتمدة .
2. استلام البيانات اللازمة من مؤسسات أرباب الطوائف التي تتضمن أسماء العاملين في الشركات ومكاتبها الفرعية وجنسياتهم ونوعية عملها وغيرها من المعلومات اللازمة ومراجعتها وتدقيقها ، وإدخالها في قواعد البيانات الخاصة بذلك .
3. تزويد الجهات الطالبة بالمعلومات عن مؤسسات أرباب الطوائف.
4. المشاركة كجهة أساسية في مراحل التخطيط الإستراتيجي للحج .
5. استلام البيانات عن حجاج الخارج القادمين والمغادرين والمرسلة من مؤسسات أرباب
الطوائف ومراجعتها وتدقيقها .
6. إعداد وتطوير وتحديث وتنفيذ قاعدة بيانات عن مؤسسات أرباب الطوائف تتضمن أسماء المرخص لهم ورقم وتاريخ سجلاتهم التجارية ، وعناوين المؤسسات والشركات ومكاتبها الفرعية ، ورقم وتاريخ ضماناتها البنكية ، ونحو ذلك من المعلومات .
7. إعداد الأدلة والإجراءات والتعليمات المنظمة لعمل ونشاط الإدارة العامة ، ومتابعة تطبيقها بعد اعتمادها .
8. إعداد الخطط والبرامج الخاصة بنشاط الإدارة العامة ، ومتابعة تنفيذها بعد اعتمادها .
9. تحديد احتياجات الإدارة العامة من القوى العاملة والاعتماد المالية والتجهيزات ، والعمل على توفيرها بعد اعتمادها .
10. إعداد التقارير الدورية عن نشاط وإنجازات الإدارة العامة وما يعترض مسيرتها من معوقات وصعوبات ومقترحات التطوير .
11. أي مهام أخرى تكلف بها في مجال اختصاصها .
وكالة الوزارة لشئون العمرة :
الهدف العام :
الإشراف على الوحدات المختصة بمؤسسات وخدمات العمرة وتزويدها بالتوجيهات ومراقبة نشاطها للتأكد من توافر أجود الخدمات للمعتمرين .
الارتباط التنظيمي :
ترتبط بوزير الحج .
المهام والاختصاصات :
1- الإشراف على تطبيق نظام خدمة المعتمرين من الخارج وتطبيق اللائحة الخاصة بها والمعايير والشروط المنظمة للترخيص للمؤسسات والشركات والتوصية بتطويرها وتفعيلها .
2- الإشراف على تقييم أداء مؤسسات وشركات العمرة المرخص لها بالعمل في نشاط العمرة وتقديم المقترحات لتطويرها.
3- الإشراف على توفير الخدمات الضرورية والمباشرة للمعتمرين ، ومتابعة انتظام وجودة الخدمات والعمل على تطويرها .
4- الإشراف على إعداد وتطوير وتطبيق قواعد البيانات الخاصة بالعمرة، وبما يخدم أغراض صانعي القرار في هذا القطاع .
5- الإشراف على إعداد الإستراتيجيات والخطط والبرامج والموازنات الخاصة بنشاط العمرة ، ومتابعة تنفيذها بعد اعتمادها .
6- التوجيه بشأن التعليمات الخاصة بمنح وتجديد التصاريح وإلغائها وفق اللائحة المنظمة والتوجيه بشأنها .
7 - التخطيط والتنسيق لمواكبة ازدياد أعداد المعتمرين بالتعاون مع الجهات ذات العلاقة داخل الوزارة وخارجها .
8- تشكيل لجان المتابعة والمراقبة على خدمات مؤسسات وشركات العمرة .
9 - المشاركة في الاجتماعات التي تعقد لمناقشة تنظيم العمرة .
10 - إعداد التقارير الدورية عن نشاط وإنجازات الوحدات الإدارية المرتبطة بها وما يعترض مسيرتها من معوقات وصعوبات ومقترحات التطوير .
11 - تحديد احتياجات الوحدات الإدارية المرتبطة بها من القوى العاملة والاعتمادات المالية والتجهيزات، والعمل على توفيرها بعد اعتمادها.
12 - ترشيح من تراه لتمثيل الوزارة في اللجان الخاصة بشؤون العمرة .
13 - أي مهام أخرى تكلف بها في مجال اختصاصها .
مكتب وكيل الوزارة لشئون العمرة :
الهدف العام :
الإشراف العام على تنظيم خدمات مكتب وكيل الوزارة لشئون العمرة وإنفاذ توجيهاته .
الارتباط التنظيمي:
يرتبط بوكيل الوزارة لشئون العمرة .
المهام والاختصاصات :
1- الإشراف على متابعة ما يصدر من أوامر وتوجيهات الوكيل في مجال اختصاصه والتأشير على مشروع الخطابات المعدة من المكتب .
2- الإشراف على متابعة أعمال وأنشطة المستشارين والعاملين بالمكتب ومتابعة حضورهم وانصرافهم للدوام الرسمي وخارج أوقات الدوام والتوجيه بشؤونهم .
3- الإشراف على توفير التقارير والمعلومات التي يطلبها الوكيل ، والتنسيق مع المسئولين بالوزارة بخصوص ذلك.
4 - الإشراف على تنظيم ورود المعاملات للمكتب واعتماد الآلية المناسبة للعرض عنها ومتابعة ما يصدر حيالها .
5- الإشراف على تنظيم وأعداد الترتيبات اللازمة لإستقبال ضيوف الوزارة وضيوف الوكيل والتوجيه بشأنها .
6- التوجيه بشأن تدوين محاضر الاجتماعات وما يتخذ بشأنها من قرارات وتوجيهات وإبلاغها للجهات المختصة .
7 - التنسيق مع المسئولين بالوزارة والمؤسسات والشركات والأجهزة الأخرى في كل ما يتعلق بتنظيم وتسهيل أمور العمل والتوجيه بشأنها وفقا للصلاحيات والتوجيهات المعتمدة .
8- اعتماد تنظيم مواعيد اجتماعات وزيارات الوزير وفق ما يصدر من توجيه بذلك وتعميد من يلزم ، لإجراء الاتصالات والترتيبات المناسبة لذلك .
9 - تبليغ التعليمات والأوامر الصادرة عن الوكيل إلى الجهات المعنية وفقا ً للتوجيهات .
10- تحديد احتياجات المكتب من القوى العاملة، والاعتمادات المالية والتجهيزات ، ومتابعة توفيرها بعد اعتمادها .
11 - إعداد التقارير الدورية عن نشاط وإنجازات المكتب وعما يعترضه من مشكلات أو معوقات ومقترحات التطوير .
12 - أي مهام أخرى يكلف بها في مجال اختصاصه .
وكالة الوزارة المساعدة لشئون المعتمرين :
الهدف العام :
الإشراف على منح وتجديد تراخيص شركات ومؤسسات العمرة ومتابعة وتقييم نشاطها سعيا إلى تطويرها .
الارتباط التنظيمي :
ترتبط بوكيل الوزارة لشئون العمرة .
المهام والاختصاصات :
1- الإشراف على معالجة شكاوي المعتمرين ومتابعة ما يتم بشئونهم لتجنب الشكاوي وتصحيحها .
2- الإشراف على إعداد الإجراءات الخاصة بمنح وتجديد وإنهاء تراخيص شركات ومؤسسات العمرة وفقاً للوائح المعتمدة .
3- الإشراف على إعداد قاعدة بيانات بالمؤسسات والشركات المصرح لها بالعمل في مجال نشاط العمرة .
4 - الإشراف على متابعة وتقييم الخدمات التي تقدمها شركات ومؤسسات العمرة إلى المعتمرين والتأكد من حسن أدائها للخدمات .
5- الإشراف على مراجعة العقد النموذجي بين مؤسسات وشركات العمرة والجهات الخارجية التي تمثلها وتنوب عنها في التعاقد مع المعتمرين .
6- التنسيق مع فروع الوزارة ومع الأجهزة الحكومية الأخرى في كل ما يتصل بشئون المعتمرين والشركات و المؤسسات المرخص بها .
7- تمثيل الوزارة في اللجان المختصة بمنح وتجديد تراخيص شركات ومؤسسات العمرة .
8- المراجعة الدورية للوائح المنظمة لنشاط تراخيص مؤسسات وشركات العمرة وتقديم التوصيات لتطوير أدائها .
9- إعداد الخطط والبرامج الخاصة بنشاط المعتمرين ، ومتابعة تنفيذها بعد اعتمادها .
10 - إعداد وتحديث الأدلة والإجراءات والتعليمات المنظمة لعمل ونشاط الوكالة المساعدة ، ومتابعة تطبيقها بعد اعتمادها .
11 - تحديد احتياجات الوحدات الإدارية المرتبطة بها من القوى العاملة والاعتمادات المالية والتجهيزات ، والعمل على توفيرها بعد اعتمادها .
12 - إعداد التقارير الدورية عن نشاط وإنجازات الوحدات الإدارية المرتبطة بها وما يعترض مسيرتها من معوقات وصعوبات ومقترحات التطوير .
13 - أي مهام أخرى تكلف بها في مجال اختصاصها .
الإدارة العامة لخدمات المعتمرين :
الهدف العام :
متابعة خدمات المعتمرين والعمل على تطوير مستوياتها .
الارتباط التنظيمي :
ترتبط بوكيل الوزارة المساعد لشؤون المعتمرين .
المهام والاختصاصات :
1- الإشراف على متابعة الخدمات المقدمة للمعتمرين من قبل الجهات المعنية داخل وخارج الوزارة .
2- الإشراف على تصميم وتطوير قاعدة بيانات خاصة بالمعتمرين .
3- الإشراف على وضع وتطوير أسس ومعايير لتقييم مستوى وجودة الخدمات التي تقدم للمعتمرين وسبل تطويرها والعمل على تطبيقها بعد اعتمادها .
4- الإشراف على وضع الدراسات والمقترحات الخاصة بتطوير خدمات العمرة .
5- وضع قواعد وإجراءات التفتيش على مقار ومكاتب فروع مؤسسات وشركات العمرة للتأكد من التزامها بالشروط النظامية ورصد المخالفات والتجاوزات .
6- دراسة المشكلات واستقبال الشكاوى الخاصة بتأشيرات المعتمرين والعمل على حلها بالتنسيق مع الجهات المعنية .
7- إعداد وتحديث الأدلة والإجراءات والتعليمات المنظمة لعمل ونشاط الإدارة العامة ، ومتابعة تطبيقها بعد اعتمادها .
8- تمثيل الوزارة في اللجان والاجتماعات الخاصة بإجراءات المعتمرين .
9- إبلاغ المؤسسات والشركات بمواعيد النظر في المخالفات أو الشكاوى المقدمة لحضور جلسات التحقيق المخصصة لذلك وإبلاغهم بقرارات الجزاءات والعقوبات .
10- إعداد الخطط والبرامج الخاصة بنشاط الإدارة العامة ، ومتابعة تنفيذها بعد اعتمادها .
11- تحديد احتياجات الإدارة العامة من القوى العاملة والاعتمادات المالية والتجهيزات، والعمل على توفيرها بعد اعتمادها.
12 - إعداد التقارير الدورية عن نشاط وإنجازات الإدارة العامة وما يعترض مسيرتها من معوقات وصعوبات ومقترحات التطوير .
13 - أي مهام أخرى تكلف بها في مجال اختصاصها .
الإدارة العامة لشئون مؤسسات وشركات العمرة :
الهدف العام :
توفير التوجيهات والإرشادات لمؤسسات وشركات العمرة بما يساعدها في إنجاز أعمالها على الوجه الأكمل ، واستقبال البيانات المطلوبة منها وإدخالها في قواعد البيانات الخاصة بذلك .
الارتباط التنظيمي :
ترتبط بوكيل الوزارة المساعد لشؤون المعتمرين .
المهام والاختصاصات :
1- الإشراف على ربط شبكة المعلومات لشركات ومؤسسات العمرة بنظام معلومات العمرة في الوزارة بما يحقق النقل التلقائي للمعلومات المنصوص عليها في اللائحة التنفيذية للعمرة ، وبالتنسيق مع إدارة نظام معلومات العمرة .
2- استقبال استفسارات مؤسسات وشركات العمرة والرد عليها وتزويدها بالتو ......