ثانيا : تصنيف السلف
تصنف حسابات السلف الى المجموعات الرئيسية التالية :
المجموعة الاولى : سلف وقروض العاملين
المجموعة الثانية : السلف المستديمة
المجموعة الثالثة : السلف المؤقتة
المجموعة الرابعة : سلف متنوعة
ويتم تقسيم هذه المجموعات من السلف وتنظيم دفعها واستخدامها وتسويتها وفقا للقواعد والاجراءات التالية :
أ - المجموعة الأولى : سلف وقروض العاملين وتصنف الى :
أ - 1 سلف الرواتب :
وهي السلف التي تدفعها الجامعة للعاملين بها من اعضاء هيئة التدريس والموظفين والاساتذة الزائرين عند بداية تعيينهم لحين استكمال اجراءات صرف مستحقاتهم ، وذلك مع مراعاة القواعد التالية :
أولا : يتم دفع السلفة بناء على طلب كتابي من المستفيد للنموذج رقم ج " م " س 1 المرفق طيه .
ثانيا : يعتمد الطلب من الامين العام في الجامعة ويحول لادارة الشؤون المالية لاستكمال اجراءات دفع السلفة .
ثالثا : لا يجوز أن تتجاوز قيمة السلفة الراتب الاساسي الشهري للوظيفة المعين عليها ، ويجوز دفع السلفة مرة كل شهر لحين استكمال اجراءات الصرف ولمدة اقصاها ثلاثة شهور مع مراعاة الاجراءات المنصوص عليها بشأن هذه السلفة .
رابعا : تقوم ادارة الشؤون المالية باستقطاع السلفة الممنوحة خصما من أول راتب يتم صرفه بعد استكمال اجراءات الصرف دفعة واحدة دون الحاجة الى الحصول على موافقة رسمية أو كتابية بذلك .
أ - 2 سلف الايفاد في مهام رسمية خارج الدولة :
وهي السلف التي تدفعها الجامعة لاعضاء هيئة التدريس والموظفين العاملين لديها أو ممن يعملون خارجها والذين يوفدون في مهام رسمية خارج الدولة ، بغرض توفير مبالغ نقدية في حوزتهم عند ايفادهم لتسديد مصروفات سفرهم أو لتمكينهم من تنفيذ المهمة المكلفين بها لحساب الجامعة ، وذلك مع مراعاة القواعد التالية .
أولا : يتم دفع السلفة بناء على طلب كتابي من الموفد بعد صدور قرار الايفاد بالمهمة وفقا للنموذج رقم ج " م " س 2 المرفق طيه .
ثانيا : لا تدفع السلفة الا قبل السفر وبعد التحقق من صحة حساب المبالغ المتوقع استحقاقها طبقا لقرار الايفاء وعلى الا يدخل عند احتساب مبلغ السلفة الايام التي تقضى في السفر وكذلك مصروفات الانتقال اثناء المهمة ، والمدد السابقة أو اللاحقة التي قد تقتضيها طبيعة المهمة ونفقات نقل الامتعة والاوراق الرسمية التي تستلزمها المهمة .
ثالثا : يحرر الموفد عند عودته اقرار وفقا للنموذج رقم ج " م " س 3 والمرفق طيه .
رابعا : تقوم ادارة الشؤون المالية باسترداد السلفة الممنوحة للموفد خصما من بدل السفر الذي يستحقه وذلك خلال شهر الاكثر من تاريخ عودته ، فاذا كان البدل الذي يستحقه اقل من قيمة السلفة ، استوفي الفرق من رواتبه في مدة اقصاها ثلاثة أشهر من تاريخ عودته أو نهاية السنة المالية أيهما أقرب .
خامسا : اذا منح الموفد السلفة المشار اليها في الفقرات السابقة ولم يقم بالسفر فعلا لأي سبب وجب عليه ردها الى ادارة الشؤون المالية خلال الاسبوع التالي للتاريخ المحدد لانجاز المهمة بقرار الايفاد ، والا استقطعت من أول راتب له ، فاذا لم يكف الراتب للوفاء بها جرى استيفاؤها من رواتبه عن الاشهر التالية .
أ - 3 قروض السيارات :
وهي القروض التي تدفعها الجامعة لاعضاء هيئة التدريس والموظفين لديها بقصد تيسير شراء سيارات خاصة لهم ، وذلك مع مراعاة القواعد التالية :
أولا : يتم دفع قيمة القرض بناء على طلب كتابي ، واقرار خطي ، من مقدم الطلب وفقا للنموذجين أرقام ج " م " س4 ، ج " م " س5 المرفقين طيه .
ثانيا : ترفق مع الطلب صورة من رخصة القيادة صادرة من الدولة سارية المفعول .
ثالثا : يقدم الطلب لادارة الشؤون الادارية في الجامعة للتأكد من استكمال وصحة جميع البيانات والاوراق الثبوتية التي ترفق بالطلب ، وذلك قبل عرضه على الامين العام للموافقة على دفع قيمة القرض المطلوب .
رابعا : تتولى ادارة الشؤون المالية دفع القرض باسم مقدم الطلب بعد استكمال الاجراءات المطلوبة ، وفقا للاسس التالية :
- مبلغ القرض المطلوب أو مبلغ وقدره 30.000 درهم أيهما أقل للاساتذة والاساتذة المساعدين من اعضاء هيئة التدريس والموظفين شاغلي وظائف الحلقة الاولى .
- مبلغ القرض المطلوب أو مبلغ وقدره 20.000 درهم أيهما أقل للمدرسين والمعيدين والمدرسين خارج الهيئة وموظفي الجامعة شاغلي وظائف الدرجة الاولى والثانية من الحلقة الثانية .
خامسا : يتم استرداد القرض الذي يمنح لعضو هيئة التدريس على أقساط شهرية لا تزيد عن 10 أشهر ، أو نهاية العام الجامعي الذي دفع فيه القرض أيهما أقرب ، ويتم استرداد القرض الذي يمنح للموظف خلال مدة أقصاها 20 شهرا ، ويجوز بناء على رغبة المقترض اختصار هذه المدة .
سادسا : يلتزم من يمنح قرضا لشراء سيارة بتقديم صورة عن شهادة ملكية السيارة وصورة عن فاتورة الشراء الاصلية لمدير الشؤون المالية خلال فترة لا تتجاوز 30 يوما من تاريخ الحصول على القرض ، والا استرد مبلغ القرض من مستحقاته لدى الجامعة ، وفي الحالات التي يتبين فيها بأن قيمة السيارة المشتراة تقل عن قيمة القرض ، فيسترد الفرق دفعة واحدة نقدا أو خصما من مستحقات المقترض لدى الجامعة .
سابعا : يتم استقطاع الاقساط الشهرية للقرض تلقائيا من الشهر التالي لتاريخ الحصول على القرض ولحين سداد قيمته كاملة ، كما يتم استقطاع قيمة القرض أو ما تبقى منه من مستحقات المقترض عند انتهاء خدمته لأي سبب من الاسباب .
ب - المجموعة الثانية : السلف المستديمة وتصنف الى :
ب - 1 سلف المصروفات النثرية :
وهي السلف التي تدفع الى بعض العاملين في الكليات أو الادارات أو الجمعيات الطلابية في الجامعة أو الى لجان يتم تشكيلها منها وذلك لشراء مواد أو تنفيذ اعمال لها صفة الاستمرار والدورية ، وذلك مع مراعاة القواعد التالية :
أولا - دفع السلفة :
- يتم دفع السلفة النثرية بناء على طلب كتابي من الوحدات الادارية المختلفة بالجامعة وفقا للنموذح رقم ج " م " س 6 المرفق طيه ، ويتم تحديد مقدار السلفة بموافقة الامين العام بناء على عرض مدير الشؤون المالية .
- يتم دفع قيمة السلفة للموظف المختص بصك مصرفي مسحوب على الحساب العام للجامعة في المصرف مباشرة وذلك بموجب مستند أمر دفع وتحمل قيمة السلفة كعهدة شخصية عليه .
- في الاحوال التي يوافق فيها على دفع سلفة مستديمة أو أكثر يجوز بموافقة الامين العام اعادة تحديد قيمة السلفة بعد مضي ثلاثة أشهر على الاقل من تاريخ دفعها في ضوء معدلات الانفاق الشهرية خلال تلك المدة وفي هذه الحالة يجوز تعديل قيمة السلفة بالزيادة أو النقص اذا اختلفت معدلات الانفاق عن قيمة السلفة .
- يوقع من تدفع اليه السلفة المستديمة اقرارا يفيد فيه اطلاعه على هذه التعليمات وعلى اللائحة المالية والمحاسبية للجامعة والتزامه بكافة احكامهما وموافقة على تحمل أية مسؤولية قد تنشأ من جراء التصرف في السلفة المدفوعة اليه .
ثانيا : الانفاق من السلفة :
- تخصص هذه السلفة للانفاق على النفقات ذات الصفة العاجلة والتي لا تتجاوز قيمتها 250 درهما في المرة الواحدة ، ويجوز لبعض الوحدات في الجامعة تجاوز هذا الحد اذا كانت طبيعة العمل فيها تقتضي ذلك ، وبناء على تخويل من الامين العام .
- لا يجوز الانفاق من السلفة النثرية على الاغراض التالية :
أ - شراء مواد أو مهمات متوفرة في المخازن .
ب - الرواتب وملحقاتها أو المكافآت .
ج - شراء الادوات والالات والمعدات وغيرها من المصروفات الرأسمالية .
د - التبرعات والاعانات بانواعها .
لا تجوز تجزئة الفواتير لأية عملية شراء ، ولادارة الشؤون المالية الحق في استبعاد أية فواتير تكتشف تجزئتها ويتحمل الموظف المسؤول في الجهة المعنية بذلك .
- لا يجوز الشراء من السلفة النثرية الا نقدا ، وتؤيد جميع عمليات الشراء بفواتير معتمدة من الجهة المستلمة .
- يتم الانفاق من السلفة بمعرفة لجنة ثلاثية يتم تشكيلها بقرار داخلي في الوحدة الطالبة ، وعلى اللجنة ايضاح مبررات الصرف ومناسبة الاسعار ، وحاجة العمل للاصناف المشتراة ، واعتماد جميع الفواتير المستلمة .
ثالثا : حفظ السلفة واستعاضتها
- يجب على الموظف المختص الاحتفاظ بالسلفة النثرية في خزانة حديدية خاصة بمقر عمله ، ويجوز بموافقة الامين العام استثناء بعض السلف التي تصرف للجان الطلابية من هذا الشرط .
- يلتزم كل محاسب أو موظف مسؤول عن سلفة نثرية بالمحافظة على الاموال التي بعهدته حسب الاصول المالية والمحاسبية المعمول بها في الجامعة وامساك سجل المصروفات النثرية للتسجيل فيه أولا بأول من واقع الفواتير الدالة على الانفاق ومطابقتها على كشوف التفريغ المرفوعة للصرف لادارة الشؤون المالية موزعة على البنود المختلفة ، ومتابعة التسويات تباعا ، وعلى الموظف المختص مراعاة تسجيل جميع المبالغ المنفقة من السلفة بالتفصيل واعطائها أرقاما مسلسلة من بداية السنة المالية وحتى نهايتها .
- على المسؤول عن السلفة النثرية اجراء عمليات مطابقة مستمرة للارصدة النقدية في الخزانة مع الارصدة الدفترية .
- تتم استعاضة السلفة كلما بلغ الانفاق الفعلي 50 ? من قيمتها مرفقة بالفواتير والمستندات الثبوتية الدالة على الانفاق ومفرغة في الكشف الخاص بذلك حسب النموذج رقم ج " م " س 7 المرفق طيه ، ومعتمدة من عميد الكلية أو مدير الادارة أو رئيس الوحدة المختص أو رئيس اللجنة المشكلة لهذا الغرض ، ومؤيدة بأن المواد المشتراة مخصصة لصالح العمل ، وانها قد استخدمت فعلا في الجامعة .
- تجرى استعاضة السلفة بموجب مستند دفع يسحب بناء عليه صك مصرفي على الحساب العام للجامعة في المصرف واذا تبين عند مراجعة المستندات المؤيدة للانفاق وجود مستند غير مستوف او غير قانوني فتستبعد قيمته من طلب الاستعاضة ولحين استيفائه ، ولا يجوز تسديد قيمة الفواتير التي تخص فترات سابقة على دفع السلفة الا بموافقة الامين العام بناء على طلب مسبب من الجهة المعنية ، وذلك بشرط التقيد بالاحكام المنصوص عليها بهذه التعليمات بشأن هذا النوع من السلف .
- تحفظ نماذج تواقيع الموظفين الذين ستكون السلفة بعهدتهم لدى ادارة الشؤون المالية وكذلك تواقيع اللجنة المخولة بالتواقيع على الفواتير التي تم بموجبها الدفع من السلفة ويكون هؤلاء الموظفين خاضعين للرقابتين الداخلية والخارجية على نتيجة التصرف بالاموال التي بعهدتهم ، كما يخضعون للمساءله الادارية والمالية في حالة ثبوت ارتكابهم أية مخالفات مالية .
- تتولى ادارة الشؤون المالية عند كل استعاضة للسلفة خصم قيمة المنصرف منها على البنود المختصة بالميزانية .
رابعا : نقل عهدة السلفة :
- في حالة نقل الموظف المعهود اليه بالسلفة أو التصريح له باجازة أو انهاء خدمته أو نقل عهدة السلفة الى موظف آخر ، فعلى رئيس الوحدة اخطار ادارة الشؤون المالية بذلك كتابيا ، تمهيدا لاتخاذ اجراءات ابراء الذمة ونقل عهدة السلفة .
- يتولى مدير الشؤون المالية تشكيل لجنة مكونة من موظفين اثنين على الاقل لحصر مقدار السلفة الموجودة لدى الموظف المختص والفواتير التي تم الدفع بموجبها من السلفة واجراء المطابقة الدفترية واعداد محضر بذلك يوقع من جميع الاطراف بما فيهم الموظف الذي سيعهد اليه بالسلفة .
- يوقع المحضر من رئيس الوحدة المختص ويعتمد من مدير الشؤون المالية ويعتبر الموظف الذي سيعهد اليه بالسلفة مسؤولا عنها اعتبارا من تاريخ الاعتماد .
خامسا : جرد السلفة :
< ......